Eine vernünftige Location für Ihr Event
Wenn Sie eine Veranstaltung organisieren, stehen Sie vor vielen Entscheidungen. Die Wahl der Location ist die erste, die den größten Einfluss auf Ihr Event haben wird. Das Datum und die Verpflegung sowie die Zufriedenheit der Teilnehmer hängen zum Teil davon ab, wo die Veranstaltung stattfinden wird. Das klingt ein wenig einschüchternd, es muss aber nicht so sein.
Im Folgenden finden Sie einige Hinweise dazu, wann Sie eine Entscheidung treffen sollten, was zu beachten ist und wie Sie es besser machen können. Wenn Sie zum Beispiel mit der Suche nach der besten Location für Ihr Firmenevent Düsseldorf, München oder einer anderen großen Stadt beginnen, sollten Sie sich das überwältigende Angebot ganz genau anschauen und das Passendste für Sie aussuchen.
Ein perfekter Standort
Daran haben Sie wahrscheinlich schon gedacht. Für eine lokale Veranstaltung suchen Sie vielleicht eine Location, die in angemessener Entfernung zum Wohnort oder Arbeitsplatz der meisten Teilnehmer liegt. Wenn viele Personen von außerhalb anreisen, ist ein Standort in der Nähe des Flughafens oder ihrer Hotels von Vorteil. Vergessen Sie in jedem Fall nicht, den Verkehr, die Transportmöglichkeiten und die Parkmöglichkeiten zu berücksichtigen. Außerdem sollten Sie für alle Fälle einen offiziellen Vertrag mit dem Anbieter des Veranstaltungsortes abschließen, denn ein Wechsel wäre das Letzte, was Sie sich wünschen.
Zahlreiche Parkmöglichkeiten
Verfügt der Veranstaltungsort über einen Parkplatz oder einen Parkservice? Eine Location mit Parkmöglichkeiten ist der Traum eines jeden Veranstalters. Wenn dies nicht der Fall ist, gibt es in der Nähe Parkplätze, zu denen die Teilnehmer Zugang haben und die sie nutzen können? Wenn gar nichts zur Verfügung steht, haben Sie noch ein paar Alternativen.
Sie können nahe gelegene Parkplätze für Ihre Teilnehmer reservieren und die Kosten entweder in die Ticketpreise einbeziehen oder die Teilnehmer beim Parken bezahlen lassen.
Werfen Sie einen Blick auf die Uber– und Taxi-Rabatte, die für Veranstaltungen angeboten werden. Sie können mit ihnen darüber verhandeln und den Promo-Code an Ihre Teilnehmer verteilen.
Kapazität und Mindestteilnehmerzahl
Wie hoch ist die Kapazität? Sie müssen die Raumkapazität des Veranstaltungsortes aus mehreren Gründen kennen. Erstens passen 500 Personen (wenn dies die geschätzte Größe Ihrer Veranstaltung ist) nicht bequem in einen Raum mit einer Kapazität von 250 Personen. Und zweitens gibt es Brandschutz- und Sicherheitsvorschriften, die der Veranstaltungsort einhalten muss.Wenn Ihr Veranstaltungsort Speisen und/oder Getränke anbietet und einen Mindestbetrag für die Verpflegung festlegt (bekannt als F&B-Mindestbetrag), vergewissern Sie sich, dass die F&B-Aufzeichnungen der vergangenen Veranstaltungen mit dem festgelegten Mindestbetrag übereinstimmen. Klicken Sie hier, um weiteres zu erfahren.
Serviceleistungen und Annehmlichkeiten
Verfügt der Veranstaltungsort über eine Küche und kann er ein Catering für Ihr Event anbieten? Wenn ja, verzichtet der Veranstaltungsort oft auf die Einrichtungsgebühr und verlangt nur eine Anzahlung sowie die Kosten für das Essen für jeden Teilnehmer. Locations ohne Küche haben möglicherweise eine Partnerschaft mit einem Cateringanbieter, den Sie in Anspruch nehmen müssen.
Probieren Sie das Essen im Voraus aus. Wenn es nicht gut genug ist, kann es sich negativ auf die Erfahrungen Ihrer Teilnehmer auswirken.
Entscheiden Sie sich also entweder für einen Veranstaltungsort, an dem gutes Essen serviert wird, oder für einen, der es Ihnen erlaubt, externe Essenslieferanten zu engagieren. Verfügt der Veranstaltungsort über Tische und Stühle, die Sie benutzen können? Wenn eine Location diese Sachen zur Verfügung stellt, können Sie viel Geld und Mühe sparen, indem Sie das Vorhandene verwenden, vorausgesetzt, es passt zu Ihrem Thema und Ihrem Ambiente.
